¿Por qué son difíciles las reuniones remotas?

Traducción al español del articulo Four Reasons Remote Meetings are Hard de Kirsten Clacey y Jay-Allen Morris

“La vulnerabilidad es difícil, da miedo y se siente arriesgado”.

– Brené Brown

Cuando pensamos en reuniones, la vulnerabilidad es una de las primeras palabras que se nos viene a la mente. Brené Brown define la vulnerabilidad como “Incertidumbre, riesgo y exposición emocional”. A medida que ingresas a una reunión, los resultados pueden ser inciertos, el proceso para lograrlos puede no estar claro, y si realmente estás apegado a los resultados, hay un grado de exposición emocional que probablemente soportaras para defender lo que valoras.

Las reuniones son uno de los mecanismos más comunes para la colaboración y alojan un inmenso potencial para las organizaciones. Las reuniones de alta calidad influyen directamente en la capacidad de una organización para lograr sus resultados. Al mismo tiempo, las reuniones tienen el potencial de ser espacios profundamente vulnerables. Quizás esta sea una de las principales razones por las que muchas personas tienen dificultades con reuniones remotas: un cóctel de factores, como barreras técnicas y normas de grupo invisibles, aumentan la incertidumbre y el riesgo de un espacio ya vulnerable.

Facilitamos a un equipo coubicado de ingeniería de software que estaba trabajando en la tecnología back-end del core de su empresa. El equipo tenía la autonomía para decidir cómo iba a trabajar. Una de las decisiones que tomaron fue trabajar desde casa un día a la semana porque la mayoría de los miembros del equipo hacían viajes largos para llegar al trabajo.

Las reuniones que realizaron en persona, fluyeron; a pesar de que dos personas eran más francas, se dijeron y escucharon opiniones diferentes. Los comentarios alegres fueron aprobaron y, en la mayoría de los casos, se alcanzaron los resultados en los que el equipo creía … excepto en los días de trabajo remotos. El mismo equipo, en un entorno remoto, a menudo perdía su sentido del humor y, a pesar de los deseos de esto sea diferente, se encontraron en reuniones que a menudo se sentían tensas e incómodas, con las dos voces más dominantes ocupando mucho más tiempo en el aire de lo habitual. El equipo se sintió frustrado porque sus reuniones remotas se sintieron menos atractivas y mucho más agotadoras.

Algunas de las situaciones anteriores pueden sonar familiares. Tal vez has sido testigo de un cambio dinámico a un espacio remoto. A pesar de la confianza creada durante sus dos años de trabajo conjunto y su compromiso compartido para tener éxito con el trabajo remoto, las reuniones remotas fueron difíciles.

A medida que se examinaba cómo mejorar estas reuniones, los desafíos que estábamos experimentando se hicieron más claros:

1. Las normas del grupo son invisibles

Si bien es fácil reemplazar las normas explícitas, las normas implícitas que guían el comportamiento son difíciles de identificar. Por ejemplo, generalmente es bastante fácil detectar si alguien quisiera hablar, al verlos respirar, inclinarse hacia adelante o levantar la mano. Incluso si el grupo restablece las nuevas normas “remotas” y elige mantener encendido sus cámaras o usar un mecanismo de “levantar la mano”, la experiencia no es la misma. Como seres sociales, muchas de nuestras interacciones están guiadas por intuiciones más que por reglas abiertas. Reemplazar todas las sutilezas que nos ayudan a navegar las interacciones sociales es realmente difícil.

2. Excesiva dependencia de la comunicación verbal

En las reuniones de equipos coubicados se mezclaban estilos de comunicación, ya sea hablando, usando post-its o escribiendo en una pizarra física. Intencionalmente, esta acción sutil proporcionó mecanismos de comunicación alternativos y niveló el campo de juego para diferentes formas de pensar. Las personas que necesitaban tiempo para pensar antes de hablar (generalmente los miembros más introvertidos del equipo) podían escribir sus pensamientos. En contraste con las llamadas (videollamadas) remotas en las que el 100% de la comunicación era a menudo verbal, algunas personas experimentaron este espacio como algo mucho más estresante. La ausencia de elementos visuales a menudo puede dar lugar a parcializarse hacia ciertos tipos de pensamiento.

3. Las barreras técnicas rompen el flujo

Cada vez que alguien no lograba escuchar algo que se decía, pedía que se repitiera o algo peor, dejaba de intentar escuchar: el flujo y el enfoque de la reunión cambiaban. Con cada interrupción, la frustración aumentaba.

4. La comunicación toma un esfuerzo adicional

Para transmitir una idea de manera personal, los participantes pueden dibujar en la pizarra o usar gestos con las manos para proporcionar información adicional que puede ser difícil de transmitir con palabras. Hacerlo era relativamente fácil y rápido. El equipo perdió esta facilidad de comunicación porque tuvieron que buscar y preparar herramientas alternativas, que se sentían menos fluidas y accesibles.

Las pequeñas cosas que pasamos por alto y damos por entendido de manera personal, se hicieron más obvias en un espacio remoto. El cambio en el entorno cambió el comportamiento. Si no se aborda, ese cambio podría haber llevado a la formación de comportamientos y mentalidades poco saludables sobre las reuniones.

Hacer que las reuniones remotas sean menos difíciles

Un facilitador remoto capacitado puede ayudar a guiar la formación de nuevas normas para expresar la intención de hablar, proporcionar herramientas para la comunicación no verbal, hacer que las interrupciones técnicas sean menos frustrantes y ayudar a infundir al equipo la paciencia necesaria para el esfuerzo adicional que requiere la comunicación.

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