Open Space, como hacer que emerja el conocimiento grupal

Open Space

El mes pasado tuve la oportunidad de formar parte del 6to AgileLab en la Universidad Continental de Huancayo. Para esta ocasión se utilizó el formato de Open Space para lograr la participación activa de todos los asistentes.

En esta actividad los asistentes se auto-organizaron para proponer temas específicos relacionados a la cultura agile. Las prácticas agiles fueron los temas que más resonancia tuvieron, por lo que se constituyó en una inigualable oportunidad para intercambiar conocimientos y experiencias.

¿Que es Open Space?

El Espacio Abierto es un proceso emergente, que invita a todos los participantes de un sistema dado (equipo, organización, comunidad) a construir y organizar su propia agenda, en torno a un tema central (o pregunta) que a todos convoca e interesa. Todo ocurre en una gran “plaza de mercado”, abierta y transparente, en la que libremente se negocian los subtemas y se conforman los distintos grupos que los llevarán adelante. Cada una de estas reuniones es luego reportada, publicándose sus principales conclusiones y sugerencias en un panel central especialmente montado. Al final, las acciones sugeridas por cada grupo pueden ser votadas en plenario, y en base a las prioridades allí establecidas, se logra crear una lista concordada de acciones con seguimiento programado.

Los cuatro principios

  1. Cualquier persona que se presente en una reunión es la persona adecuada (cualquier participante en una reunión es correcto simplemente por que se ha preocupado en venir).
  2. Cualquier cosa que esté sucediendo es la única cosa que podremos llegar a tener (has de estar atento a lo que está pasando ahora, en lugar de preocuparte sobre lo que podría pasar).
  3. Sea cual sea el momento en que comience [la reunión], es el momento correcto (este principio ayuda a superar la falta de un horario o agendas previo al Open Space y enfatiza la creatividad y la innovación).
  4. Cuando se acabó [la reunión], se acabó (fomenta que los participantes no desperdicien el tiempo y, por el contrario, que cambien a otro tema cuando una discusión deja de ser fructífera para ellos).

La única ley: “La ley de los dos pies”

La Ley de los Dos Pies consiste en que cualquier persona tiene la libertad de moverse de un grupo a otro en cualquier momento del evento. Si alguien está en un grupo donde no encuentra la posibilidad de aprender o contribuir con algo, es responsable de usar sus dos pies para moverse a otro grupo donde crea que sí lo puede hacer.

Los facilitadores deben asegurarse de que los asistentes han comprendido las implicaciones de estas sencillas normas y, por tanto, han captado la esencia diferencial de un encuentro tipo Open Space.

Una super experiencia ser parte del #AgileLab #openspace #agile #scrum

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El proceso

  • Introducción
    • El facilitador explica las grandes materias (“traks”) que se tratarán en el Open Space, el proceso, los cuatro principios y la única ley.
  • Propuesta de temas concretos y programación en el horario
    • Cada asistente conversa durante 5 minutos con sus vecinos sobre los temas que les gustaría debatir.
    • Los asistentes se van poniendo en fila en el espacio abierto del semicírculo. Cada uno dice su nombre y enuncia el tema que propone debatir.
    • Cuando ya se han enunciado todos los temas, los asistentes se reúnen frente al horario para acabar de organizarlo.
    • Se inician las reuniones.
  • Reuniones
    • Una participante hace de facilitador y escriba.
    • Selección de ítems o problemas a tratar.
    • Coloquio sobre cada problema.
    • Conclusiones de la reunión.
  • Conclusiones de las reuniones
    • Al finalizar el Open Space, todos los asistentes se reúnen en la sala central. Cada uno de los que propuso un tema expone las conclusiones, ideas o posibles actividades que se han propuesto en su reunión para resolver el problema tratado.

Recursos consultados

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