Medición de la Eficiencia del Proceso en Scrum

Durante la conferencia Agile 2019, Jeff Sutherland -uno de los creadores de Scrum- recalco, que:

Incrementar la Eficiencia del Proceso es lo más efectivo que un Scrum Master podría hacer

En este artículo se daremos a conocer que es la Eficiencia del Proceso y como se realiza su medición.

Introducción

Cuando se habla de la entrega de valor a los clientes, generalmente se hace referencia a los siguientes conceptos:

  • Eficacia: Se centra en hacer lo correcto.
  • Eficiencia: Se centra en la rapidez con que se entrega ese valor.

Ser eficiente significa tener una baja cantidad de desperdicio en un proceso de producción. Es asi que, un aumento en la eficiencia está directamente relacionado con una disminución del desperdicio. El desperdicio hace referencia a cualquier actividad que no agrege valor al producto.

Eficiencia del Proceso

La Eficiencia del Proceso (EP), es una métrica relativa en una escala del 0 al 100% que se puede usar para hacer comparaciones absolutas.

  • El 0% de eficiencia representa productos que nunca pasan a producción.
  • El 100% significa un enfoque completo e ininterrumpido de principio a fin para agregar valor al cliente.

La EP es interesante para cualquier equipo que quiera mejorar su rendimiento, ya que proporciona una idea de la cantidad de tiempo dedicada a agregar valor, como la cantidad de tiempo que se esta desperdiciando. A continuación se definen los elementos a medir para calcular la EP de las historias de usuarios.

Calculo de la Eficiencia del Proceso

Para calcular la EP, se tiene que realizar la medición de:

  • El tiempo total que una historia de usuario estuvo en progreso, el cual finalizó cuando la historia se puso en producción con éxito;
  • El tiempo total en el cual se prohibió al equipo agregar valor a la historia.

La primera métrica hace referencia al Tiempo de Ciclo (Cycle Time – CT). El CT es el tiempo total que una historia estuvo en progreso, medido en horas de trabajo. Calculado como:

CT = Hora cuando la historia entra en producción – Hora cuando se inicia la atención de la historia

La segunda métrica es el Tiempo de Interrupción (Interruption Time – IT). El IT representa la suma de todas las veces que el equipo fue interrumpido cuando intentaba agregar valor a su historia. El IT también se mide en horas, y solo cuentan las horas de trabajo, similar al CT.

Para calcular el IT, los equipos deben realizar un seguimiento de cuándo se les interrumpe. Registrar cuándo comenzó esa interrupción y cuándo pueden reanudar el trabajo nuevamente.

Algunos ejemplos de interrupción, son los siguientes:

  • Reuniones;
  • Pruebas manuales;
  • Despliegue manual;
  • Trabajando en algo que no esta relacionado a la historia;
  • Dependecias o restricciones externas al equipo (por ejemplo, controles de seguridad).

IT = Hora de reanudación del trabajo – Hora de inicio de la interrupción

En base a estas dos métricas, la EP se calcula como:

EP = (CT – IT) / CT

Un ejemplo:

Se calculara la EP de una historia de usuario que se inicio el día miércoles y paso a producción el día jueves. Se debe considerar ocho horas de trabajo durante un día (9 am a 5 pm).

Se tienen los siguientes resultados:

  • CT = 285 minutos.
  • IT = 90 minutos.
  • EP = (285 – 90) / 285 = 195 / 285 = 68.4 %

Los Scrum Masters estamos llamados a incrementar de manera constante el valor de los EP.

Referencias

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